Verwerking van (persoons-)gegevens door de verantwoordelijke voor de online sollicitatieprocedure

Algemene informatie

Deze privacyverklaring heeft uitsluitend betrekking op gegevens die worden verzameld in het kader van het online sollicitatieproces. Het doel ervan is u te informeren over de wijze waarop wij omgaan met uw persoonsgegevens die tijdens het online sollicitatieproces worden verzameld.

Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de privacywetgeving is:
TÜV SÜD Akademie GmbH
Westendstraße 160
80339 München

Persoonsgegevens die worden verzameld tijdens het sollicitatieproces

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die betrekking hebben op de persoonlijke of materiële omstandigheden van een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Hieronder vallen bijvoorbeeld uw naam, adres, telefoonnummer en geboortedatum, maar ook gegevens over uw carrière, voor zover hiermee een specifieke persoon met redelijke inspanning kan worden geïdentificeerd.
Informatie die niet direct of indirect aan uw werkelijke identiteit kan worden gekoppeld, wordt niet beschouwd als persoonsgegeven.

Grondslag en doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens uit sollicitatiedocumenten en tijdens het sollicitatieproces

Wanneer u elektronisch bij ons solliciteert, bijvoorbeeld per e-mail of via ons online sollicitatieformulier, verzamelen en verwerken wij uw persoonsgegevens voor de uitvoering van het sollicitatieproces en de voorbereiding van een eventuele arbeidsovereenkomst.
Door een sollicitatie in te dienen via onze recruitmentsite geeft u aan geïnteresseerd te zijn in een functie binnen onze organisatie. In dit kader verstrekt u persoonsgegevens die uitsluitend worden gebruikt en opgeslagen voor uw sollicitatie- en selectieprocedure.
Tijdens dit proces worden met name de volgende gegevens verzameld:

Naam (voor- en achternaam)
E-mailadres
Telefoonnummer
LinkedIn-profiel (optioneel)
Kanaal via welke u ons hebt gevonden

Daarnaast kunt u documenten uploaden, zoals een motivatiebrief, curriculum vitae (cv) en referentiebrieven. Deze documenten kunnen aanvullende persoonsgegevens bevatten, zoals geboortedatum, adres en andere relevante informatie.
Alleen geautoriseerde medewerkers van HR en/of medewerkers die betrokken zijn bij het sollicitatieproces hebben toegang tot uw gegevens.
Uw persoonsgegevens worden in principe uitsluitend opgeslagen ten behoeve van de vacature waarop u hebt gesolliciteerd.
Uw gegevens worden gedurende een periode van 180 dagen na afronding van het sollicitatieproces bewaard. Dit gebeurt doorgaans om te voldoen aan wettelijke verplichtingen en/of om ons te kunnen verdedigen tegen eventuele juridische claims. Na afloop van deze periode zijn wij verplicht uw gegevens te verwijderen of te anonimiseren.
Wanneer gegevens worden geanonimiseerd, zijn deze uitsluitend beschikbaar in de vorm van zogenaamde metadata zonder directe verwijzing naar een persoon. Deze gegevens kunnen worden gebruikt voor statistische analyses, zoals:

het aandeel mannelijke en vrouwelijke kandidaten;
het aantal sollicitaties binnen een bepaalde periode;
vergelijkbare statistische doeleinden.

Daarnaast behouden wij ons het recht voor om uw gegevens gedurende 180 dagen na afloop van het sollicitatieproces te bewaren ten behoeve van opname in onze Talent Pool, zodat wij kunnen beoordelen of andere vacatures voor u interessant kunnen zijn. Dit kan bijvoorbeeld betrekking hebben op vacatures voor stages, leerwerktrajecten of andere functies.
Door deze privacyverklaring te accepteren, stemt u in met de verdere opslag van uw gegevens en met de opname ervan in onze Talent Pool.
Wanneer u tijdens het sollicitatieproces een functie aangeboden krijgt en deze accepteert, worden de tijdens het sollicitatieproces verzamelde persoonsgegevens ten minste bewaard gedurende de looptijd van uw dienstverband.

Verstrekking van gegevens aan derden

De gegevens die u in het kader van uw sollicitatie verstrekt, worden verzonden via een met TLS versleutelde verbinding en opgeslagen in een database.
Deze database wordt beheerd door Personio GmbH, een leverancier van software voor personeels- en sollicitatiebeheer (https://www.personio.com/legal-notice/).
Personio treedt hierbij op als onze verwerker in de zin van artikel 28 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR). De verwerking van gegevens vindt plaats op basis van een verwerkersovereenkomst die is gesloten tussen ons als verwerkingsverantwoordelijke en Personio als verwerker.

Verwerking van (persoons)gegevens door de exploitant van de vacaturesite

Algemene informatie

Deze vacaturesite wordt geëxploiteerd door Personio SE & Co. KG, een bedrijf dat een softwareoplossing voor HR- en sollicitatiemanagement aanbiedt (https://www.personio.com/legal-notice/). Data doorgegeven in het kader van je sollicitatie, worden met TLS-encryptie verstuurd en opgeslagen in een database. De enige verwerkingsverantwoordelijke zoals bedoeld in artikel 24 van de AVG is de onderneming die deze online sollicitatieprocedure uitvoert. Personio is slechts de exploitant van de software en deze vacaturesite en binnen deze context een verwerker zoals bedoeld in artikel 28 van de AVG. De verwerking door Personio vindt plaats op basis van een orderverwerkingsovereenkomst tussen de verwerkingsverantwoordelijke en Personio. Daarnaast verwerkt Personio SE & Co. KG verdere gegevens, waarvan sommige persoonsgegevens kunnen zijn, om zijn diensten te kunnen aanbieden, met name voor het beheer van deze vacaturesite. Hierop zullen we nader ingaan in de onderstaande bepalingen.

De verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke zoals bedoeld in de Algemene verordening gegevensbescherming is:
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 München, Duitsland
Telefoon: +49 (89) 1250 1004
Vermelding in het handelsregister
Handelsregisternummer: HRA 115934
Kantongerecht: Amtsgericht München (Kantongerecht München)
Contactgegevens functionaris voor gegevensbescherming:privacy@personio.com

Toegangslogboekregistraties ('server logs')

Bij iedere toegang tot deze vacaturesite worden automatisch algemene protocolgegevens verzameld, ook wel server logs genoemd. Deze gegevens zijn over het algemeen gepseudonimiseerd, zodat deze niet herleidbaar zijn tot een bepaald persoon. Zonder deze gegevens zou het in sommige gevallen technisch onmogelijk zijn om de inhoud van de software te genereren of weer te geven. Bovendien is de verwerking van deze gegevens ook uit veiligheidsoverwegingen absoluut noodzakelijk, vooral als het gaat om het controleren van de toegang, invoer en verzending van gegevens evenals het opslagbeheer. Daarnaast kan deze anonieme informatie worden gebruikt voor statistische doeleinden en de verbetering van diensten en technologie. Bovendien kunnen de logbestanden achteraf worden gecontroleerd en geanalyseerd als een onrechtmatig gebruik van de software wordt vermoed. De rechtsgrond hiervoor is §25 lid 2 punt 2 van de Duitse Telemediawet (TDDDG). Over het algemeen worden gegevens zoals de domeinnaam van de website, de webbrowser en de browserversie, het besturingssysteem, het IP-adres evenals de timestamp van toegang tot de software verzameld. De omvang van dit logproces is niet groter dan dat wat gangbaar is op andere websites op het internet. Deze toegangslogs worden voor een periode van maximaal 7 dagen opgeslagen. Hiertegen kan geen bezwaar worden gemaakt.

Foutlogs (“error logs”)

Om fouten op te sporen en op te lossen worden zogenaamde foutlogs aangemaakt. Dit is strikt noodzakelijk om ervoor te zorgen dat we zo snel mogelijk op mogelijke problemen bij de weergave en uitvoering van de inhoud kunnen reageren (gerechtvaardigd belang). Deze gegevens zijn over het algemeen gepseudonimiseerd, zodat deze niet herleidbaar zijn tot een bepaald persoon. De rechtsgrond hiervoor is § 25 lid 2 punt 2 van de Duitse Telemediawet (TDDDG). Als er een fout wordt gemeld, worden algemene gegevens zoals de domeinnaam van de website, de webbrowser en de browserversie, het besturingssysteem, het IP-adres evenals de timestamp van het optreden van de betreffende foutmelding en/of -specificatie verzameld. Deze foutlogs worden voor een periode van maximaal 7 dagen opgeslagen. Hiertegen kan geen bezwaar worden gemaakt.

Gebruik van cookies

Op bepaalde delen van deze vacaturesite worden cookies gebruikt. Dit zijn kleine tekstbestanden die worden opgeslagen op het apparaat waarmee je deze vacaturesite bekijkt. Over het algemeen worden cookies gebruikt om een veilige toegang tot een website te garanderen ('strikt noodzakelijk'), bepaalde functies zoals standaardtaalinstellingen uit te voeren ('functioneel'), ter verbetering van de gebruikerservaring of de prestatie van de website ('prestatie') of het plaatsen van doelgerichte reclame ('marketing'). Op deze vacaturesite gebruiken wij alleen cookies die strikt noodzakelijk, functioneel of prestatiegericht zijn, met name om bepaalde standaardinstellingen zoals taalinstellingen uit te voeren, om het wervingskanaal te bepalen of voor analyse van de prestatie van een vacature die tot het oproepen van deze vacaturesite door de gebruiker heeft geleid. Het gebruik van cookies is strikt noodzakelijk voor het leveren van onze diensten en dus voor het uitvoeren van het contract (artikel 6 lid 1 punt b) van de AVG). Opslagperiode: maximaal 1 maand of tot het einde van de browsersessie Recht van bezwaar: In je browserinstellingen kun je bepalen of je het gebruik van cookies al dan niet wilt toestaan. Wij willen je erop wijzen dat het deactiveren van cookies ertoe kan leiden dat bepaalde functies van deze vacaturesite maar in beperkte mate of helemaal niet kunnen worden gebruikt.

Rechten van betrokkenen

Als Personio SE & Co. KG als verwerker persoonsgegevens verwerkt, heb je als betrokkene volgens hoofdstuk III van de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG) afhankelijk van de rechtsgrond en het doel van de verwerking bepaalde rechten, in het bijzonder het recht van inzage (artikel 15 AVG), het recht op rectificatie (artikel 16 AVG), gegevenswissing (artikel 17 AVG), beperking van de verwerking (artikel 18 AVG) en overdraagbaarheid van gegevens (artikel 20 AVG) evenals het recht van bezwaar (artikel 21 AVG). Als de persoonsgegevens met jouw toestemming worden verwerkt, heb je volgens artikel 7 lid 3 van de AVG het recht om deze toestemming in te trekken. Om je rechten als betrokkene met betrekking tot de verwerking van gegevens die noodzakelijk zijn voor het beheer van deze vacaturesite op te eisen, kun je contact opnemen met de verwerkingsverantwoordelijke van Personio SE & Co. KG (zie artikel B).

Slotbepalingen

Personio behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring op ieder tijdstip aan te passen, om ervoor te zorgen dat deze te allen tijde voldoet aan de geldende wettelijke eisen of om deze aan te passen aan wijzigingen in de aangeboden diensten, bijvoorbeeld als nieuwe diensten worden geïntroduceerd. In dat geval geldt de nieuwe privacyverklaring voor alle bezoeken aan deze vacaturesite en alle sollicitaties die plaatsvinden na deze wijziging.